Dal 2008 gli operatori economici che cedono o prestano beni e servizi alla pubblica amministrazione devono emettere le fatture in formato elettronico, e più precisamente attraverso un file XML secondo modalità prestabilite a norma di legge.
Spesso ci si domanda come compilare la Fattura PA in modo corretto. Il procedimento che andiamo ad osservare ci permette di non incorrere in errori o viste.
Come compilare la Fattura PA
La testata, come nelle comuni fatture cartacee, deve contenere i dati delle parti che effettuano lo scambio e i dati che il Sistema di Interscambio necessita per identificare l’operazione. Di seguito si riportano i dati di trasmissione che permettono l’identificazione di chi trasmette ed il recapito del documento elettronico del destinatario. Qui si riporta il paese che ha attribuito l’identificazione al soggetto, il codice, l’ID progressivo di invio, il formato di trasmissione, il codice destinatario e i contatti mail e del telefono, quest’ultimo non obbligatorio, del trasmittente. Di norma queste informazioni sono già in possesso di chi lo possiede, ma va ricordato che tutti questi campi sono obbligatori e devono essere inseriti correttamente per non incorrere in banali ritardi sul pagamento.
Il secondo blocco di informazioni necessarie per compilare la Fattura PA riguarda le informazioni sul cedente/prestatore. Anzitutto vanno inseriti i dati anagrafici ponendo bene attenzione che spazi come l’albo professionale o la provincia in cui si è registrati non sono obbligatori. Al contrario dovremo inserire i campi relativi all’identità fiscale, il regime fiscale, la sede, il CAP, il Comune e la Nazione. Per chi opera all’estero, ma ha una organizzazione in Italia, si dovrà compilare anche lo spazio stabile organizzazione ed i relativi dati.
Il cedente/prestatore è una società iscritta nel registro delle imprese, quindi nella sezione successiva si dovrà obbligatoriamente inserire i dati relativi all’iscrizione ed i relativi contatti. Terminati questi dati si consiglia di inserire il numero di riferimento della pubblica amministrazione, che implica l’accordo tra le parti. Sempre relativo alle imprese estere che operano in Italia è obbligatorio riportare i dati del rappresentate fiscale, come la denominazione, il nome ed il cognome. Il blocco successivo riguarda il cessionario committente del bene o servizio per cui si richiede il pagamento della prestazione ed include i dati dell’anagrafica e la sede. E’ bene a questo punto ricordare il cedente/prestatore è il responsabile dell’adempimento fiscale, ma se si utilizza un intermediario si deve compilare la sezione elativa al terzo intermediario o soggetto emittente.
Il corpo della fattura PA
Terminata questa parte preliminare andiamo ad osservare quella che può essere ritenuta il vero corpo della fattura.
Inizialmente saranno richiesti i dati generali del documento come il tipo di documento, la divisa ovvero il tipo di valuta, la data, il numero ed informazioni precise come i dati, il tipo e l’importo della ritenuta. In questa sezione il cedente/prestatore è obbligato a presentare ritenuta a titolo di acconto o definitiva. In questo caso vanno indicati anche l’aliquota e la causale del pagamento.
Un fattore importante da ricordare è che in alcuni casi va riportato anche il bollo virtuale, l’importo di questo e i dati della cassa previdenziale come il tipo o l’importo/contributo di questa. I dati seguenti percorrono questa linea: si necessita di indicare l’aliquota dell’IVA, la ritenuta e la natura di questa. E’ consigliabile in questa sezione indicare anche il riferimento della pubblica amministrazione.
Attraverso i campi sconto maggiorazione, tipo, percentuale ed importo si calcola la somma dovuta, specie nei casi in cui si è debitori nei confronti della Pubblica Amministrazione. Di seguito saranno poi forniti tutti i dati relativi al servizio o al bene ceduto, facendo sempre bene attenzione che non esistono in questa sezione campi obbligatori, ma si consiglia la compilazione al fine di agevolare il corretto svolgimento del processo. Gli spazi destinati al tipo di bene o servizio come quelli delle fatture agevoleranno la certificazione del credito, favorendo così il rilascio del nulla osta.